Статьи

Musina
Ольга Валерьевна Мусина, к.э.н., аудитор ООО АФ «Унисон-Аудит»

Использование личного автомобиля сотрудника

Организации часто используют личные автомобили сотрудников. Оформить такие отношения можно несколькими способами. От выбранного варианта зависит порядок учета расходов по автомобилю, а также исчисление страховых взносов во внебюджетные фонды и НДФЛ с сумм, выплаченных работнику за использование автомобиля. В статье мы рассмотрим плюсы и минусы каждого из возможных вариантов.


Выплата компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, сотруднику, который по согласованию с организацией-работодателем использует свой личный автомобиль для служебных поездок, полагается соответствующая компенсация. Ее сумма и порядок выплаты устанавливается письменным соглашением сторон, либо условиями трудового договора между работником и организацией-работодателем. Стороны вправе установить любую разумную сумму такой компенсации. Приводить какой-либо расчет или экономическое обоснование суммы необязательно. Однако при определении суммы компенсации следует учитывать степень износа автомобиля, срок полезного использования и интенсивность эксплуатации его.

Кроме того, организация вправе возмещать работнику расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля для служебных целей. Порядок возмещения таких расходов оговаривается в соглашении или в трудовом договоре.

Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя организации. Работник в обязательном порядке представляет копии паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации.

Для целей налога на прибыль расходы на выплату компенсации за использование легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок признаются в пределах установленных норм (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92). Это требования подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ежемесячная максимальная сумма компенсации привязана к типу транспортного средства и объему двигателя и составляет:

  • 1 200 руб. по легковым автомобилям с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно;
  • 1 500 руб. по легковым автомобилям с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
  • 600 руб. по мотоциклам.

Если организация выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля в сумме, превышающую норматив, то сумму превышения учесть при расчете налога на прибыль нельзя (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, для целей налогообложения прибыли в сумму компенсации включены все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в том числе амортизация, затраты на ГСМ, приобретение запчастей и техобслуживание. Поэтому суммы возмещения подобных затрат, выплаченные сверх установленного размера компенсации, в налоговом учете не признаются.

Для документального подтверждения расходов на выплату компенсации организации понадобятся путевые листы по автомобилю. С их помощью организация сможет доказать, что автомобиль использовался именно для служебных поездок, а не для личных целей.

Компенсация за использование личного автотранспорта работника не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ говорится, что от обложения НДФЛ освобождены компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Согласно положениям статьи 188 Трудового кодекса РФ, сумма компенсации за использование личного имущества определяется письменным соглашением между работником и организацией-работодателем. Таким образом, компенсация за использование личного автомобиля работника не облагается НДФЛ в пределах суммы, предусмотренной таким соглашением.

Предельные нормы, предусмотренные в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 для целей налогообложения прибыли, на исчисление НДФЛ не влияют.

Однако, если автомобиль не является личным имуществом работника и он управляет им по доверенности, сумма компенсации облагается НДФЛ в полном объеме (письмо Минфина РФ от 21.09.2011 г. № 03-04-06/6-228).

На сумму компенсации, определенную сторонами в письменном соглашении или трудовом договоре, страховые взносы во внебюджетные фонды, в том числе взносы на травматизм, не начисляют. Это установлено подпунктом «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ и подпунктом 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ.

 

Безвозмездное пользование автомобилем

Безвозмездное пользование автомобилем возможно, когда владелец, скажем, является участником организации, а организация заинтересована в признании расходов на содержание автомобиля для целей исчисления, например, налога на прибыль.

Такая сделка оформляется договором безвозмездного пользования автомобилем (иное его название – договор ссуды). По условиям сделки собственник (ссудодатель) передает автомобиль в безвозмездное временное пользование организации (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть его в том состоянии, в котором она его получила, с учетом нормального износа. Плата за пользование не предусмотрена.

Все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля и его поддержанием в исправном состоянии, включая расходы на ГСМ, текущий и капитальный ремонты, несет организация-ссудополучатель. Поэтому организация при безвозмездном пользовании транспортным средством в деятельности, направленной на получение дохода, имеет право учесть в целях налогообложения прибыли все затраты.

Однако, по мнению Минфина РФ, у организации-ссудополучателя возникает доход. Он представляет собой экономическую выгоду от безвозмездного пользования имуществом. Чиновники рассуждают следующим образом. Получая транспортное средство по договору безвозмездного пользования, организация безвозмездно получает право пользования им, то есть имущественное право. А доходы в виде безвозмездно полученных имущественных прав в налоговом учете относятся к внереализационным доходам (п. 8 ст. 250 НК РФ). Такая позиция изложена в письмах Минфина РФ от 19.04.201 г. № 03-03-06/4/43, от 11.12.2009 г. № 03-03-06/1/804. Но самое важное, что с таким выводом согласен и Президиум ВАС РФ (п. 2 Информационного письма от 22.12.2005 г. № 98).


Аренда автомобиля у работника

Нормами гражданского права предусмотрено, что транспортное средство можно арендовать как с экипажем, так и без него. В первом случае работник, предоставивший организации-работодателю свой автомобиль в аренду, управляет им сам и несет все затраты связанные с его эксплуатацией.

При передаче автомобиля в аренду без экипажа управлением и его технической эксплуатацией занимается арендатор, то есть организация-работодатель. Она же должна проводить текущий и капитальный ремонт и поддерживать автомобиль в надлежащем техническом состоянии.

По умолчанию затраты на покупку ГСМ и других расходных материалов несет арендатор. Это положение действует при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него.

Вместе с тем расходы на приобретение ГСМ могут быть возложены и на арендодателя, если такое условие предусмотреть договором аренды.

Стороны могут самостоятельно определить и установить в договоре, кто из них обязан застраховать транспортное средство и автогражданскую ответственность, то есть приобрести страховой полис ОСАГО. Если такая норма не предусмотрена в договоре, то при аренде автомобиля с экипажем расходы на страхование несет арендодатель (работник), без экипажа – арендатор (организация).

Признать в налоговом учете расходы на страховку работодатель сможет, только если в договоре аренды транспортного средства указано, что обязанности по приобретению полиса ОСАГО возложены на арендатора.

Стороны договора сами оговаривают размер арендной платы. Но в случае ее значительного завышения налоговые органы, проверяя организацию-арендатора, могут посчитать плату экономически необоснованной и исключить часть ее из расходов. Поэтому целесообразно сумму арендной платы определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики.

Организация, арендовавшая автомобиль сотрудника, вправе признать в налоговом учете всю сумму арендной платы, а также расходы на приобретение ГСМ и другие виды расходов.

Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы достаточно наличия договора и акта о приемке-передаче автомобиля организации-работодателю. Составлять ежемесячные акты об оказании услуг по аренде автомобиля необязательно (письма Минфина РФ от 06.10.2008 г. № 03-03-06/1/559 и от 09.11.2006 г. № 03-03-04/1/742). К договору следует приложить копии паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации, а если работник управляет автомобилем по доверенности – еще и ее копию.

Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы об их приобретении (кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.).

Порядок учета остальных затрат, связанных с эксплуатацией арендованного автомобиля, зависит от вида договора аренды. Если стороны заключили договор аренды с экипажем, то большинство расходов (ремонт, содержание и т.д.) осуществляет арендодатель, то есть сотрудник. Значит, организация-работодатель не может признать такие расходы в налоговом учете.

Организация-арендатор вправе учесть расходы на страхование, но при условии, что в договоре аренды такие расходы возложены на нее.

При заключении договора аренды автотранспорта без экипажа организация-арендатор имеет право учесть при расчете налога на прибыль следующие расходы:

  • страхование автомобиля и автогражданской ответственности;
  • техническое обслуживание, парковку, стоянку, мойку автомобиля;
  • на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля;
  • оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем.

Арендная плата, полученная работником, включается в его доходы и облагается НДФЛ. Если работник является налоговым резидентом России, то применяется ставка 13 %, если нерезидентом – ставка 30 %.

При выплате работнику арендной платы организация-арендатор обязана удержать из этой суммы НДФЛ и перечислить налог в бюджет.

Несмотря на передачу автомобиля в аренду, работник, как его собственник, обязан самостоятельно платить транспортный налог.

Страховыми взносами во внебюджетные фонды облагают выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (п. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ). Передача имущества в аренду не считается ни работой, ни услугой.

Согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС РФ не начисляются. То есть арендная плата в рамках договора аренды автомобиля без экипажа этими взносами не облагается. Но это справедливо только для указанного вида договора аренды транспортного средства.

Если же стороны заключили договор аренды транспортного средства с экипажем, то работник не только передает организации-работодателю свой автомобиль, но еще и предоставляет услуги по управлению этим автомобилем. Согласно пункту 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, организация-арендатор на сумму вознаграждения за такие услуги обязана начислить страховые взносы в ПФР и ФОМС.

Взносы в ФСС начислять не требуется, потому что любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, освобождены от уплаты страховых взносов в этот фонд (подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Сумма вознаграждения по гражданско-правовому договору облагается страховыми взносами на травматизм, только если такое условие оговорено в договоре (п. 1 ст. 20 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

Если такое условие в договоре аренды личного автотранспорта отсутствует, то арендная плата страховыми взносами на травматизм не облагается. При этом вид договора аренды – с экипажем или без экипажа – в данном случае значения не имеет.

Для того чтобы не переплачивать, сумму вознаграждения в договоре аренды автомобиля с экипажем следует разделить на две части: первая – непосредственно плата за пользование автомобилем; вторая – плата за оказание услуг по управлению им.

Если этого не сделать, то организации-арендатору придется начислять страховые взносы на всю сумму, выплачиваемую работнику по договору аренды автомобиля с экипажем.

 

Делаем выводы

1. В чем же заключаются плюсы от выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях? Для сотрудника – только в том, что сумма такой компенсации не облагается НДФЛ. Для организации-работодателя – в том, что сумма компенсации не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Однако на сегодняшний день сумма компенсации, учитываемая для целей исчисления налога на прибыль, мала и не покрывает фактических затрат по эксплуатации личного автомобиля.

2. Безвозмездное пользование автомобилем ведет к увеличению суммы налогооблагаемого дохода, что не очень выгодно организации-работодателю, а работник вообще не получает никакого вознаграждения (то есть выгода отсутствует).

В налоговом учете организация может признать все расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля. Однако возможны разногласия с представителями налоговых органов по признанию суммы внереализационного дохода, так как точно определить сумму достаточно проблематично.

3. С точки зрения налогообложения, наиболее выгодным вариантом является заключение с работником договора аренды автотранспортного средства без экипажа. В этом случае организация-арендатор может признать в налоговом учете сумму арендной платы, расходы по содержанию и эксплуатации автомобиля. Страховые взносы во внебюджетные фонды на арендное вознаграждение не начисляют. Остается только одно: при выплате арендной платы организация обязана удержать НДФЛ.

Добавить комментарий